仕事で管理者としてGoogleドライブを利用したい人に向けて解説します。
まず、Googleドライブのアクセス権とは一体何なのか解説していきます。
Googleドライブのアクセス権とは、
組織内のユーザーによる共有方法を制御できる権限などのことです。
Googleドライブのアクセス権にはいくつか種類がありますが、
管理者となる人はGoogleドライブの全てのアクセス権を持っており、
組織内のユーザーに対してファイルを共有する際のルールを決められます。
また、Googleドライブの管理者となる人は、
ユーザーの追加や削除などを含めて、全ての操作が可能な権限を持っています。
つまり管理者となる人はGoogleドライブの全てのアクセス権を持っており、
ファイルの共有方法やルール、設定など全ての操作が可能となっているのです。
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Googleドライブの権限変更で共有を制限!?管理者は人型の共有アイコンをクリック!?
管理者はGoogleドライブの権限変更で共有を制限することができます。
例えば、共有しているファイルの権限を特定の人に許可をすることで、
「編集者」として編集の作業を行ってもらうなどといったことができます。
Googleドライブの権限変更でファイルの共有設定をすることで、
特定の人に編集の作業をさせることや、閲覧のみ可能とさせることもできます。
管理者がGoogleドライブの権限変更で共有を制限する際には、
編集者が「アクセス権の変更」と「ユーザーの追加」の2つを行えないように、管理者側からの設定で禁止させることもできるようになっています。
Googleドライブの権限変更で共有を制限できるのは、
管理者もしくは編集権限のあるユーザーのみとなっています。
Googleドライブの権限変更で共有を制限するためには、
管理者は人型の共有アイコンをクリックして操作をします。
具体的な手順としては、まず共有したいファイルを開いて選択し、
人型の共有アイコンをクリックします。
次に、「ユーザー」の下に共有したい相手のメールアドレスか、
Googleアカウント名を入力します。
共有したいファイルに対して相手にどのような操作をさせるか、
ユーザーの権限を選択してください。
最後に「送信」をクリックすると、共有相手にメールが送信されます。
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Googleドライブでアクセス権のリクエストが来た？承認後メール通知が行く！
Googleドライブでアクセス権のリクエストが来た場合は、
管理者が承認後にメール通知が相手に行くようになっています。
承認後にメール通知が行くと、相手はファイルへのアクセスが可能となり、
ファイルを共有して作業を行うことが可能となります。
Googleドライブのアクセス権のリクエストではいくつか注意点があります。
管理者が承認しているのに、相手がファイルにアクセスできない場合などです。
管理者からアクセス権限を付与されたものとは異なるアカウントで相手がログインしている場合は、
管理者に承認されていたとしても、ファイルにアクセスすることはできません。
この場合は、アクセス権限が付与された時のアカウントでログインすることで、
承認した相手がファイルにアクセスして共有することが可能となります。
相手がGoogleアカウントを複数持っている場合に起こりやすいトラブルです。
Googleドライブでアクセス権のリクエストが来た場合は、
承認する際には相手に応じて共有設定をしっかりと行うようにしましょう。
また、知らない人物からアクセス権のリクエストが来た場合は、
放置したままにするのではなく、必ず拒否をするようにしてください。
Googleドライブでアクセス権のリクエストを拒否する場合は、
以下の手順で行います。
相手から届いたメールの中にある「リクエスト審査」をクリックして、
「リクエストを拒否」のところにチェックを入れて、
拒否の理由（見覚えのないアカウント）をクリックすれば完了です。
Googleドライブでオーナー変更するには？「オーナー権限を譲渡」「招待状を送信」をクリックで権限譲渡！
Googleドライブではオーナーを変更することが可能となっています。
Googleドライブでオーナーを変更することで権限の譲渡が可能です。
Googleドライブでオーナーの変更をするには、
まず、オーナーの権限を譲渡したいユーザーを選択しましょう。
そして、ユーザーの右にある下矢印アイコンをクリックしてから、
「オーナー権限を譲渡」「招待状を送信」の順にクリックしましょう。
オーナーの権限を譲渡したい相手に招待状が送信されるので、
相手が承諾してくれるまでしばらく待ちましょう。
相手が承諾するまでは、ファイルのオーナーはあなたなので、
編集などといった操作を引き続き行える状態となっています。
相手が承諾してくれた時点でオーナーの権限が向こうに譲渡されます。
また、オーナー権限の譲渡をキャンセルしたい場合には、
ユーザーの右にある下矢印アイコンをクリックしてから、
「オーナー権限の移行をキャンセル」をクリックすればOKです。
オーナーの変更をする時に少し覚えておいてほしいことがあります。
所有権として譲渡できるのはファイルとフォルダのみとなっています。
フォルダの中身は相手に譲渡できず自分のものとなるので気を付けてください。
相手にオーナーの権限を譲渡した後は、
あなたは「編集者」となりファイルの操作などが行えます。
もし相手がオーナー権限の譲渡を拒否した場合は、
これまでと同じくGoogleドライブのオーナーはあなた自身となります。
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まとめ
今回は、Googleドライブのアクセス権について紹介してきました。
Googleドライブのアクセス権とは、
組織内のユーザーによる共有方法を制御できる権限などのことを言います。
管理者はGoogleドライブの権限変更で共有を制限することができます。
人型の共有アイコンをクリックして操作をすることで制限ができます。
Googleドライブでアクセス権のリクエストが来た場合は、
管理者が承認した後に、メールでの通知が相手に届くようになっています。
Googleドライブでオーナー変更するには、
「オーナー権限を譲渡」「招待状を送信」をクリックで権限の譲渡が可能です。